Der er mange gode grunde til at afholde et event, og de kommer i mange forskellige afskygninger og størrelser. Det kan være en meget overvældende opgave. Imidlertid kan du sørge for, at dit event bliver knivskarpt ved at følge disse råd.

Vi sørger for, at du får en fuldt skræddersyet huskeliste, der kan guide dig til et solidt resultat. Med denne huskeliste i baghånden bliver det ikke blot lettere at arrange eventet, du kommer ligeledes til at spare penge.

1. Eventets formål

Planlægningen er det vigtigste ord, når man skal afholde events. Det handler om at komme tidligt i gang, og det første du skal gøre op med dig selv er, hvad der er formålet med eventet. Hvad enten du skal have nogen til at købe noget, viderebringe viden, fejre en begivenhed eller noget helt fjerde, så skal du sørge for at snævre formålet så meget ind som muligt. Når du er klar over formålet, bliver det lettere at vurdere, hvad der skal til for at nå målet.

2. Sæt dine mål

Når du har fastlagt et formål, skal du nedskrive de mål, som du gerne vil opnå med eventet. Det er lettest at sætte metriske mål, hvor du kan sætte tal på såsom, hvor mange skal møde op, hvor meget skal du tjene på det og lignende. Sæt tre mål og rangér dem efter deres vigtighed.

3. Søg hjælp til eventet

Når du skal afholde et event, kan der være utrolig mange ting, der skal forberedes, sættes op og holdes styr på før, under og efter selve eventet. Tænk for eksempel på Roskilde Festival, der har mere end 20.000 frivillige hvert år til at hjælpe personalet under hele festivalen. Vi foreslår, at du både indtænker frivillig og eventuelt betalt arbejdskraft ind i din plan alt efter dit events omfang.

4. Sæt et budget

Events kan både arrangeres gratis, og de kan være urimeligt dyre. Derfor skal du sætte dig ned og lave et budget, så du ved, hvor mange penge du råder over. Indtænk dine formål og dit mål, når laver et budget og spørg dig selv: “hvad skal der til, førend jeg kan nå mine mål?” På den måde sikrer du dig, at du ikke bruge unødvendige penge.

5. Hvor og hvornår skal det afholdes?

Du skal selvfølgelig fastlægge en dato for eventet, der giver mening for formålet med eventet og den målgruppe, du gerne vil forsøge at ramme med eventet. Det giver for eksempel bedre mening at holde en julefest i december end i juni måned. Ligeledes skal du tænke over at finde lokaler, der skal passe til dit arrangement og antallet af fremmødte, du forventer, møder op.

6. Hvordan får du folk til at møde op?

Du skal have lavet noget markedsføring for dit event, der kan være mere eller mindre besværligligt. Er der tale om en julefest i firmaet, bør du kunne klare dig med at sende E-mails rundt til dine kolleger. Ligeledes kan du let få spredt rygtet gennem de sociale medier, hvor du til en fornuftig pris kan opsætte en kampagne rettet mod din specifikke målgruppe.

7. Få fat i de ting du skal bruge

Alt efter eventets type og formål kan der skulle bruges rigtigt mange rekvisitter. Derfor foreslår vi, at du forsøger på at leje de ting, du skal bruge. Skal du for eksempel vise noget på en storskærm til de fremmødte, foreslår vi, at du lejer en projektor, da det er langt billigere end at købe én.

8. Afhold eventet

Du nærmer dig datoen, nerverne sidder ude på tøjet og du gennemgår de sidste detaljer. Når eventet er gået i gang, skal du være på og være observant. Du bør lægge mærke til, om de fremmødte gør som forventet, og om tingene peger i den rigtige retning. Derudover er der ting, der kan gå galt under selve eventet, som du skal stå klar til at håndtere.